martes, 27 de marzo de 2012

Guía de la semana: Conviértete en un Gmail Ninja

La semana anterior les presentaba las dos primeras lecciones para sacar el máximo provecho a Gmail y mejorar la productividad, en ellas aprendimos detalles muy básicos sobre la manera de organizar el correo entrante usando etiquetas, destacar mensajes importantes para ubicarlos rápidamente. También comentábamos sobre las opciones de personalización disponibles y algunos atajos de teclado para navegar a través de la interfaz del servicio ahorrando unos minutos a la semana.
La guía de esta semana tiene consejos un poco más avanzados, pero no necesariamente complicados. Si dominaste la guía anterior, te encuentras a solo un paso de dominar Gmail como un verdadero Ninja.

Lección 3: Filtros y búsquedas avanzadas

Una de las características más interesantes de Gmail, son los filtros. Como su nombre lo indica, con ellos podemos filtrar de forma automática el correo entrante. Sugiero combinar filtros y etiquetas para sacar un mayor provecho.
Los filtros además de ayudarnos a organizar, también nos permiten realizar búsquedas más rápidas sobre el correo que no está ordenado.
Personalmente me gusta usar los filtros sobre el correo entrante para evitar que mensajes que no son tan importantes lleguen a la bandeja de entrada, eliminando así distracciones y ganando tiempo, dejando esos mensajes que no son urgentes para revisarlos en los ratos libres.
Por ejemplo, servicios como Twitter, Tumblr, Foursquare, etc, suelen enviarnos notificaciones cuando tenemos un nuevo seguidor o nos han dejado un mensaje privado, si bien las notificaciones se pueden desactivar, yo prefiero mantenerlas activas para llevar cierto control. En horas de trabajo estos mensajes quizá no sean tan importantes y podemos dejarlos para revisarlos al final de la jornada.
En mi caso creé etiquetas para cada servicio y programé filtros partiendo de la dirección de correo que usa cada uno de ellos para enviar notificaciones, de esta manera, al recibir una notificación de Twitter, los mensajes se archivan automáticamente dentro de la etiqueta asociada al servicio, con lo que evito estos correos en mi bandeja de entrada. Puedes crear infinidad de filtros que se ajusten a tus necesidades.
  • Creando filtros en Gmail: Para crear un filtro en Gmail, nos dirigimos a las opciones de configuración y luego seleccionamos la pestaña "Filtros". Aquí podemos ver los filtros que tengamos configurados en nuestra cuenta y la opción "Crear un filtro nuevo", al hacer clic en ella, se despliega un formulario con opciones búsqueda avanzada; no es necesario rellenar todos los campos, pero mientras más información suministremos, más preciso será el filtro.
Cada uno de estos campos sirve para lo siguiente:
  • De: Aquí ingresamos la dirección de correo electrónico de quien nos envía los mensajes que deseamos filtrar.
  • Para: Aquí ponemos nuestra dirección de correo, resulta mucho más útil cuando tenemos múltiples cuentas asociadas a nuestra bandeja de Gmail o hacemos uso de direcciones personalizadas.
  • Asunto: Si queremos filtrar correos con un asunto específico, rellenamos este campo con las palabras claves que aparecen en el titulo de los mensajes.
  • Contiene las palabras: En este campo podemos ingresar palabras que necesitemos filtrar si se encuentran en el cuerpo o contenido de los mensajes.
  • No contiene: Lo contrario del campo anterior, aquí ponemos las palabras que queremos excluir de la búsqueda, es decir, los mensajes que contengan estas palabras no aparecerán en los resultados.
  • También podemos elegir filtrar mensajes que contengan archivos adjuntos y por rangos de fecha.
Al completar los campos, hacemos clic en el botón azul (el de la lupa) para realizar una búsqueda de prueba. Gmail nos mostrará una lista con los mensajes resultantes, si estamos de acuerdo con los resultados, podemos crear un filtro a partir de estos haciendo clic en "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda".
En el siguiente formulario están las opciones propias del filtro, con las que podemos experimentar con total confianza. Si nos equivocamos, los filtros siempre podrán editarse. En esta parte las opciones son bastante intuitivas y se pueden combinar entre ellas para lograr el efecto deseado. La imagen corresponde al filtro del ejemplo que comenté antes.
  • Cuentas de correo personalizadas: Gmail no permite el uso de 'alias' en nuestras cuentas de correo, pero si nos deja usar un comodín para filtrar mensajes con direcciones de email personalizadas haciendo uso del símbolo '+'.
Supongamos que nuestra dirección de Gmail es usuario@gmail.com, los mensajes enviados a usuario+presupuesto@gmail.com o usuario+listasdecorreo@gmail.com también llegaran a nuestra bandeja de entrada, siendo más simple filtrar los correos y archivarlos de manera automática en una carpeta o etiqueta.
  • Operadores de búsqueda: Para realizar búsquedas avanzadas en Gmail, podemos hacer uso de operadores especiales. Ya mi compañero David Rubia preparó una guía bastante completa y específica sobre este apartado, les recomiendo darle un vistazo.

Lección 4: Envío de mensajes y listas de tareas

Enviar mensajes es una de las funciones más básicas y comunes de Gmail, pero hay algunas cosas importantes que probablemente no sabías y que te ayudaran a enviar correos mucho más rápido.
  • Arrastrar y soltar para archivos adjuntos: Adjuntar archivos a nuestros mensajes no resulta complicado, pero podemos reducir de manera significativa el tiempo que toma esta simple tarea aprovechando la opción drag & drop de Gmail.
Si seleccionamos y arrastramos uno o varios archivos desde una carpeta en nuestro escritorio hasta la pantalla de redactar mensajes de Gmail y los soltamos sobre el campo "Asunto", como se muestra en la imagen, los archivos comenzarán a adjuntarse de forma automática sin mayores complicaciones.
  • Notas rápidas sin alertas: Cuando intentamos enviar un email sin contenido, es decir, solo con el asunto, Gmail nos muestra una alerta para que confirmemos que realmente enviaremos el mensaje vacio, pero existe una forma de saltarse esta alerta y darle un uso particular a estos mensajes.
Imaginemos que solo queremos confirmar nuestra reunión del medio día. Basta con rellenar el campo del destinatario o destinatarios del mensaje y en el asunto poner algo como: "Al medio día en el café de siempre (EOM)".
Al finalizar el asunto con (EOM), Gmail no solicitará confirmación por dejar el cuerpo del mensaje vacio y lo enviará inmediatamente. EOM viene de las siglas de "End of Message" o "Fin del Mensaje".
  • Tomando notas: La próxima vez que necesites tomar nota sobre algo urgente y no tengas lápiz y papel a mano, piensa automáticamente en Gmail. Abre rápidamente la página para redactar un correo nuevo, toma notas allí y guarda el mensaje en borradores. Tus notas estarán a salvo y podrás recuperarlas en la bandeja de entrada o directamente desde los borradores la próxima vez que las necesites.
  • Creando listas de Tareas: Con Gmail también es posible crear listas de tareas para poner un poco de orden en nuestro día y no pasar por alto actividades importantes. Para crear una lista de actividades pendientes basta con hacer clic sobre la opción "Tareas" en el menú que se encuentra justo debajo del logo de Google, como se muestra en la imagen. Esto abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla, muy similar a las ventanas de Google chat, allí encontraremos todas las opciones necesarias para crear y administrar listas. Ya no hay excusas para pasar por alto cosas importantes.

Lección 5: Gmail Labs

Gmail está repleto de interesantes características, muchas de ellas no están lo suficientemente maduras como para ver la luz, pero aún así podemos activarlas para disfrutarlas bajo nuestra propia responsabilidad.
Para habilitar estos complementos, nos dirigimos a las opciones de configuración de Gmail y buscamos la pestaña "Labs". Allí encontraremos una lista con los complementos disponibles y su descripción. Recomiendo probar:
  • Deshacer el envío: También conocido como "El botón del pánico", nos da un par de segundos para abortar ese mensaje que acabamos de enviar. Muy útil cuando presionamos "enviar" por error, olvidamos adjuntar los archivos o simplemente nos arrepentimos inmediatamente después de haber presionado el botón.
  • Respuestas prediseñadas: Este experimento permite crear plantillas con respuestas predefinidas que podemos enviar de forma automática. Útil cuando solemos responder a varios mensajes de la misma manera.
  • SMS en el chat: Con este complemento activo podemos enviar y recibir mensajes de texto en la ventana de chat de Google Talk. Tiene algunas limitaciones, pero vale la pena probarlo.
  • Icono de mensaje no leído: Con esta función habilitada podremos ver un pequeño contador con los mensajes no leídos en nuestra bandeja de entrada junto al icono de la pestaña del navegador donde tengamos abierta nuestra cuenta.
Cada vez que habilites funciones de Gmail Labs, no olvides guardar los cambios para que estos tengan efecto. Hay muchos proyectos interesantes, vale la pena darle un vistazo y activar los que mejor puedan ayudarnos.

Lección 6: Utilidades

Para finalizar con la guía quiero mencionar dos funciones bastante interesantes:
  • Gmail sin conexión a Internet: Revisar tus correos de Gmail sin conexión a la red es posible para los usuarios del navegador Google Chrome gracias a la extensión Offline Google Mail. Luego de la instalación vamos a necesitar una conexión a internet para poder sincronizar la aplicación con nuestra cuenta, posterior a esto, y ahora sin acceso a la red, tendremos disponibles nuestros correos donde quiera que vayamos.
  • Cierre de sesión remoto: Cuando ingresamos a nuestra cuenta de Gmail en un sitio público o desde un dispositivo que no es nuestro, corremos el riesgo de dejar la sesión abierta, exponiendo nuestros datos a "ojos extraños". Por fortuna, Gmail tiene una opción que nos permite controlar los dispositivos desde los que se ha iniciado sesión últimamente y si aún hay alguna abierta, podremos cerrarla de manera remota.
Para acceder a esta opción, basta con hacer clic en el enlace "Información detallada" que aparece en la parte inferior derecha de la bandeja de entrada de Gmail, la nueva ventana que se abre nos muestra información sobre los últimos 10 inicios de sesión y un botón para cerrar sesiones abiertas en todas las ubicaciones distintas a la actual. Sin duda una herramienta de gran utilidad, que además nos permite asegurarnos de que nuestra cuenta no está siendo accedida por alguien más.
Con las lecciones aprendidas hoy, podemos considerarnos unos verdaderos Gmail Ninjas. Estamos listos para sacarle el mayor provecho a nuestro servicio de correo electrónico favorito y mejorar nuestra productividad de manera considerable. Espero la hayan disfrutado y sea de gran utilidad para todos.
Imagen: Lifehacker
vía Bitelia

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